Система для удалённой работы
Главное правило: все документы и файлы должны хранится в облачных папках, для того чтобы ими могли пользоваться все сотрудники.
- Открытое общение. Раньше для совершения звонков и для чата все пользовались Skype. Сейчас же для чатов лучше пользоваться удобным мессенджером Slack. Свой канал должен быть для каждого проекта. Это важный фактор для возможности обсуждения проекта всеми сотрудниками. Обсуждайте задачи, обменивайтесь изображениями и ссылками для работы.
- Видеозвонки в рабочем процессе. Здесь тоже можно перейти от Skype к Zoom и Hangouts-Meet. Видеозвонок с использованием экрана отлично помогает оперативному решению рабочих вопросов. С его помощью можно увидеть собеседника, посмотреть ему в глаза и узнать какое эмоциональное состояние у него в данный момент.
- Стабильная доступность в рабочее время. Рабочее время длится одинаково практически у всех. Режим работы сотрудников может корректироваться, но он не должен постоянно меняться. Ведь в таком режиме нелегко что-то спланировать и коммуницировать. В чате важно оповещать сотрудников о начале и окончании рабочего дня. Также важно сообщать коллегам про уход на обеденный перерыв и про то, что ты отсутствуешь на своём рабочем месте. Это стоит делать и в канале проекта.
- Личные графики работников, которыми можно делиться с коллегами. Рабочий календарь, в котором сотрудники будут отмечать нужные рабочие события (отпуска, выходные, важные переговоры).
- Лёгкая в доступе и открытая информация для хранения. Для хранения информации используйте Google Docs. Каждый проект должен иметь строгую структуру папок. Также существуют папки для хранения информации разного вида с разными доступами. Документ изначально создаётся в конкретной папке. Иначе всё легко запутается и перемешается.
- Все рабочие документы создаются в просторах сети, чтобы ими легко можно было поделиться.
- Дизайн–макеты обсуждаются и хранятся в облаке. Figma и Invision это наш совет. Очень оптимальная система для совместного обсуждения макетов.
- Сервис в облаке для создания планов, контактов и их обсуждения. Для этой цели используйте Мiro. Таск-трекер для ведения проектов. Все задания устанавливаются не на почте, а в нём. Для прозрачности работы очень важно, чтобы информация по заданиям и планам хранилась в одном месте.
- Создайте базу знаний. Набор структурированных статей, связанных между собой, который является отличным помощником сотрудникам в рабочем процессе.
Рабочая культура
Пять главных критериев удалённой работы:
- Авторитет.
- Дружелюбие.
- Искренность.
- Умение получить удовольствие от рабочего процесса, а не от привычки посещать офис.
- Независимость.
Авторитет
Авторитет это доверие. Если вы принимаете сотрудника, у вас нет причин не доверять ему. Он не нуждается в контроле. Отлично знает свои обязанности и справляется с ними.
Дружелюбие
- Не мешайте в разговоре друг другу. Если вы начнёте разговаривать одновременно, то рабочий звонок легко превратится в базар. Выслушайте, а потом говорите.
- Приветствуйте друг друга. При деловой переписке сложно определить настроение собеседника. Перезванивайтесь.
- Научитесь терпению. Объясните человеку, если он что-то не понял. Воспользуйтесь экраном, изобразите схематично.
- Пользуйтесь камерой во время звонка, чтобы увидеть собеседника. Если не хотите показывать помещение, в котором вы находитесь, используйте размытие или замену фона.
Искренность
- Описание заданий должно быть корректно и адекватно изложено в таск-трекере.
- Проект необходимо обсуждать не в общении с друг другом, а на канале проектов.
- Итог беседы закрепляется в письменном виде.
- Информация, которая касается удалённой работы, а также итоги работы отправляются в облако.
- Для внесения ясности перед началом поставленного задания лучше созвонится и пообщаться.
- Встреча для установки планов по проекту, задач, сроков их исполнения и обсуждения идей.
- Для синхронизации созванивайтесь в установленный период времени.
- Все работники понимают структуру процесса работы и знают свои задачи и цель по работе, которой нужно достичь.
Умение получить удовольствие от рабочего процесса, а не от привычки посещать офис
- Обговариваем задания проекта, а не просто планируем их.
- По завершению проекта строим ретроспективы.
- Для оптимизации рабочего процесса и во избежание слабых мест в работе, привлекаем новых сотрудников.
Независимость
- По необходимости работник сам принимает решения пообщаться.
- Самостоятельно записывает результат беседы.
- Изучает график, участвует в переговорах и встречах.
- Организовывает своё рабочее место и присутствие на нем.
- Всегда доступен для связи в рабочее время.
Знакомство новых специалистов с работой
Сильным вызовом является знакомство новых профессионалов с работой и с культурой команды.
Позитивно то, что к работе можно привлекать людей из разных городов. Это даёт больше возможностей найти специалистов. Лучше брать грамотных профессионалов, которые чётко знают свои обязанности и умеют разделять критерии и культуру работы.
- Не спешить в приёме на работу сотрудника.
- Создать определённые требования к работнику, его портрет.
- Для чёткого представления подходит ли нам работник нужно провести ряд собеседований и тестирования:
- Стандартный перечень вопросов по рабочим процессам и умениям во время переписки.
- Задание в виде теста.
- Беседа по тестовому заданию с руководителем.
- Проведение собеседование вместе с сотрудниками.
Работа начинается с онбординга
- Знакомство с сотрудниками, культурой и инструментами для работы.
- Ознакомление с заданиями.
- Чтобы определить, понял ли новый сотрудник суть работы, функции компании и свои обязанности нужно переговорить с ним по истечению первой недели.
Требования к процессам и сотрудникам на удалённой работе
Работа на удалёнке определяет рабочие качества сотрудников. Под работой в офисе часто скрывается лень работника. Человек «работает» и пытается что-то делать. Для большинства это качество ответственного сотрудника. На удалённой работе всё совсем по-другому. Если отсутствует результат и ты не умеешь организовать себя - до свидания.
Удалёнка требует от сотрудника высокий уровень знаний предметной области на уровне разработчика. В офлайне менеджеры умело скрывают лень и неграмотный подход к рабочему процессу, а также запутанно и неумело ставят задачи. При удалёнке менеджмент должен быть на высшем уровне. Это необходимая мера.
- Задание должно быть хорошо спланированным и разбитым на части.
- Менеджер обязан отлично разбираться в предметной области для контроля процесса и правильной постановки задач подчинённым.
Плохая организация рабочего процесса коллектива не уместна при удалённой работе. Одной из скрытых проблем офисов является некачественная организация рабочего процесса. Ведь есть возможность переспросить у коллеги. А вообще в офисе легче обговорить вопрос по работе, собрать бунт или объявить о своих идеях. При удалённой работе процесс должен быть ясным, открытым и предсказуемым. Для этого нужно пользоваться инструментами для организации работы.
При удалённой работе есть свои преимущества
Не надо добираться на работу. Всегда рядом холодильник и котик, которого можно гладить. Но если рабочий процесс построен неправильно, всё это неактуально. Если культура работы не позволяет поддерживать главные рабочие принципы (искренность, открытость, сосредоточенность на работе и результате, независимость).
Руководитель должен правильно организовать и поддерживать процессы, внимательно наблюдать за изменениями культуры в команде для её эффективной работы и развития.